Doanh nghiệp phải làm gì để quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất

Trong doanh nghiệp, hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn và là một trong những tài sản có giá trị lớn trên tổng tài sản của doanh nghiệp.Vì Vậy, làm sao để quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả nhất. Quantrivanhanh.com sẽ giúp các bạn tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Mã hóa vật tư, hàng hóa

Trong mọi doanh nghiệp, bất cứ ngành nghề nào, sản xuất hay thương mại thì việc mã hóa vật tư/ hàng hóa là cực kỳ quan trọng. Đây chính là chìa khóa vàng để quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả

Việc mã hóa vật tư, hàng hóa giúp cho bất kỳ ai trong doanh nghiệp cũng có thể đọc, hiểu và nhận diện chính xác mã từng vật tư, hàng hóa. Quan trọng hơn nữa là doanh nghiệp có thể kiểm soát quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả.

Nguyên tắc lập mã khoa học:

• Mức độ chi tiết của yêu cầu quản lý thông tin:

Yêu cầu quản lý có ảnh hưởng trực tiếp đến tên gọi cũng như nhóm vật tư. Ví dụ: cùng là nhóm đối tượng bóng đèn nhưng chúng có thể được phân loại chi tiết và có nhiều tiêu chí phân loại hay không: có thể phân loại theo công suất, kích thước hay chất liệu… Việc phân loại này lại có thể được bỏ qua nếu như yêu cầu quản lý chỉ cần biết số lượng của tất cả các loại bóng đèn. Việc Bắt buộc mô tả đặc tính sản phẩm và thống nhất cách đặt tên sản phẩm là yếu tố quan trọng hàng đầu trong việc sử dụng bộ mã.

•  Cơ chế kiểm soát việc sử dụng bộ mã cũng như thói quen của người sử dụng thông tin

Cơ chế kiểm soát việc sử dụng bộ mã cũng là yếu tố quyết định trong quản lý hàng tồn kho. Bộ mã gợi nhớ cũng chỉ là một phần nhỏ nhưng điều quan trọng hơn là bộ mã đó phải được áp dụng nhất quán trong toàn doanh nghiệp, không cho phép ai đó chỉnh sửa hay gọi tên một cách tùy tiện.

Thói quen của người sử dụng thông tin quyết định các công việc hàng ngày và việc thay đổi thói quen của người sử dụng thường sẽ phải trải qua một quá trình dài. Những người đang hàng ngày làm việc và thao tác đã có thói quen với bộ mã cũ sẽ không muốn có những thay đổi gì và thường thì họ không nhận ra được những bất hợp lý trong bộ mã mà họ đang sử dụng. Trong một doanh nghiệp một quy mô lớn, việc thay đổi thói quen của số đông người sử dụng không phải là dễ thực hiện.

Viêc tạo Quy tắc mã hoá là để đảm bảo:

• Bộ mã thống nhất
• Bộ mã có thể được mở rộng tới bất kỳ, không phụ thuộc có bao nhiêu chủng loại
• Phổ biến cho các đối tượng sử dụng để thuận tiện trong việc áp dụng các mã mới hoặc cho người mới sử dụng.

Tuy nhiên, không thể có bộ mã khoa học cho tất cả các doanh nghiệp. Môi doanh nghiệp lại có một cách mã hoá khác nhau phù hợp với từng hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy việc nắm chắc yêu cầu quản lý và đặc tính sản phẩm vẫn là yếu tố quyết định tính khoa học của bộ mã.

2. Xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu với mỗi vât tư, hàng hóa

Việc xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu đối với mỗi vật tư/ hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp tránh được việc mua hàng quá nhiều hơn mức cần thiết hoặc thiếu hụt vật tư/ hàng hóa dẫn đến giảm doanh thu (đối với doanh nghiệp thương mại), việc sản xuất bị trì trệ (đối với doanh nghiệp sản xuất), đồng thời làm giảm thiếu và hạn chế tối đa các chi phí tối đa mà doanh nghiệp phải tra.

Mức tồn kho tối đa, tồn kho tối thiểu được thiết lập theo từng mặt hàng và được điều chỉnh trong một khoảng thời gian nhất định nào đó, đặc biệt những mặt hàng sản xuất và kinh doanh có thời vụ.

3. Sắp xếp vật tư, hàng hóa trong kho một cách thuận tiện, hợp lý và khoa học

Việc sắp xếp hàng hóa ở trong kho cũng là một điều rất quan trọng. Các doanh nghiệp thường sắp xếp hàng tồn kho theo vị trí đây là cách sắp xếp khoa học và hợp lý nhất. Mỗi loại vật tư hàng hóa cần được phân loại để xếp và những khu vực phù hợp trong kho việc này sẽ giúp thủ kho dễ dàng nắm bắt vị trí trong khi khi cần xuất kho hay kiểm kê kho. Việc sắp xếp theo vị trí cũng giúp doanh nghiệp tránh thất thoát do nhầm lẫn hay bị mất cắp

Có hai phương pháp sắp xếp hàng hóa như sau:

• Phương pháp sắp xếp cố định : Là phương pháp mặt hàng nào thì để chỗ đó và có hiển thị cố định vị trí. Ưu điểm của phương pháp này là rõ ràng, có thể tìm thấy ngay hàng hóa mình cần lấy một cách nhanh chóng. Nhưng nhược điểm là tốn quá nhiều diện tích và không phù hợp với những kho hàng nhỏ có lượng hàng lớn và luân chuyển thường xuyên.
• Phương pháp sắp xếp vị trí linh hoạt : Là phương pháp không cố định vị trí cho mặt hàng nào cả. Tất cả các vị trí đều được đánh ký hiệu như A1, A2, B1, B2… và được hiển thị trên sơ đồ kho. Khi một mặt hàng được đặt ở một vị trí nào đó, tên mặt hàng cũng được dán vào vị trí tương ứng ở sơ đồ kho. Ưu điểm của phương pháp này là tiết kiệm tối đa diện tích. Nhược điểm là bạn sẽ phải mất thời gian cho việc sắp xếp sơ đồ và hiển thị kho hàng.

4. Kiểm kê hàng hóa định kỳ

Để xác định số liệu thực tế và sổ sách có khớp với nhau hay không thì các doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê. Khi kiểm đếm lại số lượng các mặt hàng, doanh nghiệp cũng có thể phát hiện ra hàng hư hỏng, hàng lỗi hoặc hết hạn. Đây là hoạt động rất cần thiết. Việc kiểm kê thường xuyên cũng sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tồn kho dễ dàng và chính xác hơn, hạn chế sai sót và chi phí hủy hàng hỏng. Ít nhất doanh nghiệp nên thực hiện việc này 6 tháng một lần.

5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hàng tồn kho

Những công việc trên là một số công việc doanh nghiệp cần thực hiện để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, để thực hiện các công việc đó dễ dàng và chính xác thì doanh nghiệp nên ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hàng tồn kho. Ví dụ có thể sử dụng phần mềm quản lý kho để theo dõi, cảnh báo tồn kho tối đa, tối thiểu, quản lý vật tư/ hàng hóa theo vị trí trong kho.

Việc áp dụng phần mềm quản lý kho là phương pháp rất hiệu quả và chiếm nhiều lợi thế. Với phương pháp này thì bất cứ khi nào ở dâu, doanh nghiệp cũng có thể tra cứu được hàng tồn kho 1 cách nhanh chóng, chính xác và giảm tình trạng hàng hóa bị tồn đọng quá nhiều trong kho. Ngoài ra doanh nghiệp cũng có thể biết được mặt hàng nào luân chuyển chậm để giảm lượng đặt hàng lần sau nhằm tiết kiệm chi phí và ưu tiên cho những mặt hàng nào dem lại lợi nhuận cao cho Doanh nghiệp

Trên đây, quantrivanhanh.com đã giới thiệu với các bạn một số cách để quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Nếu bạn có thắc mắc hay muốn dùng phần mềm quản lý kho cho doanh nghiệp mình có thể liên hệ với chúng tôi: