Quy trình quản lý kho hàng đầy đủ và chính xác nhất

Bạn chưa thực sự hiểu rõ về khái niệm quy trình quản lý kho là gì và quy trình quản lý ra sao. Đây là vấn đề mà khá nhiều quản lý kho trong doanh nghiệp đang hoang mang. Hãy theo chân chúng tôi đi tìm hiểu chi tiết về các bước quản lý kho đầy đủ và chính xác nhất nhé!

Quy trình quản lý kho là gì?

Từ lâu, việc quản lý kho đã là một khâu quan trọng, thiết yếu của mỗi doanh nghiệp. Nhằm theo dõi cũng như kiểm soát tình trạng hàng hóa trong kho. Từ đó, việc tuân thủ theo đúng quy trình quản lý kho sẽ đem lại hiệu quả hơn.

Theo đó, quy trình quản lý kho chính là việc theo dõi và kiểm soát hàng hàng hóa trong kho. Các hoạt động trong kho từ khâu nhập hàng hóa, nguyên liệu vào kho đến khi xuất kho.

7 quy trình quản lý kho mà bạn không thể bỏ qua

Quy trình quản lý hàng hóa trong kho bao gồm 7 bước. Sau đây, mời bạn cùng tìm hiểu chi tiết về từng quy trình quản lý.

Bước 1: Nhập Kho

Nhập kho là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình quản lý kho. Để làm tốt bước này bạn cần kiểm tra kỹ sản phẩm, số lượng hàng khi nhập. Bởi bước này không cẩn thận sẽ bị sai và ảnh hưởng bước sau. Đồng thời, việc nhập kho chính xác sẽ giúp bạn kiểm được những hàng hóa đã hỏng tránh tổn thất cho doanh nghiệp.

Để quá trình nhập hàng diễn ra thuận lợi hơn, bạn có thể liên hệ với nhà cung cấp và đưa ra một số yêu cầu. Ví dụ: kích thước, số lượng, khối lượng,…của thùng hàng. Nếu nhà cung cấp không đồng ý với yêu cầu của bạn thì họ phải gửi tất cả những thông tin về lô hàng cho bạn.

Khi nhận hàng, người giao hàng cần có phiếu xuất kho của nhà cung cấp cho bạn. Trong phiếu có đầy đủ thông tin về tên hàng, lượng hàng, thời gian xuất kho và xác nhận thủ kho của nhà cung cấp. Sau đó, người nhập hàng cần kiểm tra tình trạng niêm phong của thùng hàng. Cuối cùng là xác nhận về lượng hàng nhập, tình trạng hàng vào phiếu và gửi lại phía cung cấp.

Bước 2: Lưu kho

Sau khi nhập kho, bước tiếp theo trong quy trình là bước lưu kho. Nhập hàng xong bạn cần sắp xếp hàng hóa sao cho hợp lý. Việc này giúp bạn quản lý dễ dàng và tối ưu không gian lưu kho. Lưu kho là bước quan trọng, góp phần tăng hiệu quả trong việc quản lý hàng hóa.

Khi sắp xếp hàng hóa lên kệ trong kho, sản phẩm cùng loại nên xếp cùng kệ. Việc này giúp quá trình kiểm hàng và tìm kiếm hàng nhanh chóng hơn và hạn chế nhầm lẫn. Tuy nhiên, nếu không gian kho bãi hạn chế, bạn có thể linh động xếp hàng hóa khác loại lên cùng một kệ theo từng khu vực để tiết kiệm không gian.

Bước 3: Nhặt hàng

Nhặt hàng là việc kiểm lại hay thu thập hàng trong kho để lên đơn cho khách hàng. Bước này khá tốn khém, nó chiếm hơn 55% tổng chi phí vận hành trong kho. Quy trình này có hiệu quả khi bạn thực hiện tốt bước lưu kho. Giúp giảm chi phí, thời gian, hạn chế nhầm lẫn hàng hóa trong quá trình nhập hàng.

Bạn có thể áp dụng theo 2 cách nhặt hàng là nhặt hàng theo đơn và nhặt hàng theo cụm. Cụ thể là:

• Nhặt hàng theo đơn: Nghĩa là, nếu có đơn hàng thì nhân viên bán hàng sẽ in đơn hàng cho nhân viên kho nhặt hàng. Hình thức này sẽ phù hợp với những hoạt động kinh doanh của những doanh nghiệp nhỏ và ít đơn hàng.
• Nhặt hàng theo cụm: Khi có nhiều đơn hàng, nhân viên bán hàng sẽ gộp các đơn và in ra phiếu gồm mặt hàng và số lượng. Sau đó đi nhặt đủ mới gói hàng theo từng đơn hàng. Phù hợp với những doanh nghiệp có nhiều đơn hàng cần hoàn thành nhanh chóng.

Bước 4: Đóng gói và xuất

Quy trình đóng gói cần được xử lý cẩn thận và chính xác để tránh xảy ra nhầm lẫn. Trong quá trình đóng hàng mọi doanh nghiệp cần đảm bảo mục tiêu cả về an toàn và tối ưu khối lượng đơn hàng. Sau kho giao cho bên vận chuyển thì hàng hóa sẽ được ghi nhận là đã xuất kho, hàng tồn kho sẽ trừ đi.

Bước 5: Hoàn hàng

Hoàn hàng là bước mà mọi doanh nghiệp đều không muốn có. Nhưng đây là bước mà mọi doanh nghiệp không thể tránh khỏi. Đây là bước quan trọng, bạn cần tuân thủ theo một số nguyên tắc sau:

• Hoàn hàng trong trường hợp đúng với chính sách hoàn hàng mà doanh nghiệp đưa ra. Phía doanh nghiệp cũng cần ghi lại những lý do trả hàng để có hướng điều chỉnh.
• Quy định xử lý hàng hoàn là nhập lại, sửa chữa, tái chế, bỏ hay trả lịa nhà sản xuất,…
• Doanh thu của hàng hoàn cần được khấu trừ phù hợp.

Bước 6: Kiểm hàng

Bước kiểm hàng trong kho cần được thực hiện thường xuyên. Tránh trường hợp để xảy ra mất hàng, tổn thất mới tiến hành kiểm tra là điều không nên. Bạn cũng cần đảm bảo kho bãi luôn gọn gàng. Đồng thời, lập quy trình kiểm kê hàng hóa hợp lý để quá trình kiểm kho diễn ra nhanh chóng hơn.

Việc này, bạn có thể sử dụng tính năng có trong phần mềm quản lý kho chắc chắn sẽ nhanh chóng và đơn giản hơn nhiều. Dùng máy quét mã trên sản phẩm là đã có ngay lượng hàng đang có trong kho. Ngoài ra, sau khi kiểm kho bạn cần cân bằng kho để lượng hàng trong kho và trên phần mềm tương đương.

Bước 7: Thống kê cáo cáo

Đây là bước quyết định việc bạn thực hiện quản lý kho có hiệu quả không khi thực hiện quy trình quản lý kho. Nói thêm về một số báo cáo giúp bạn đánh giá hiệu quả việc quản lý kho:

• Số kho để quản lý thông tin xuất nhập tồn
• Báo cáo kho để theo dõi các giá trị hàng tồn kho
• Báo báo định mức tồn kho xem hàng hóa đang có lượng tồn kho vướt quá mức quy định hay dưới mức đó để đưa ra kế hoạch xả và nhập hàng
• Gợi ý nhập các mặt hàng bán chạy hoặc những mặt hàng dưới định mức tồn kho
• Báo cáo kiểm hàng sẽ giúp bạn đánh giá được lượng hàng hóa đang bị thiếu, hư hỏng hay thất thoát không lý do.

Chắc hẳn, khi đọc đến đây bạn cũng đã hiểu rõ về quy trình quản lý kho. Đó là những thông tin mà chúng tôi đã tìm hiểu để chia sẻ đến các bạn một cách dễ hiểu nhất. Ngoài ra, nếu các bạn muốn tìm hiểu và sử dụng phần mềm quản lý kho vào hỗ trợ quản lý. Hãy liên hệ cho chúng tôi, hotline  luôn có mặt và hỗ trợ.