Quy trình kiểm kê hàng tồn kho dành cho các doanh nghiệp

Trong một doanh nghiệp, công việc kiểm kê hàng tồn kho đóng vai trò vô cùng quan trọng. Việc này nhằm giúp các doanh nghiệp kiểm soát tốt được lượng hàng hóa trong kho. Nếu bạn đang tìm hiểu về công việc cũng như quy trình kiểm kê hàng hóa thì hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây.

Tại sao cần kiểm kê hàng tồn kho

Trước khi đi vào quy trình kiểm kê hàng hóa doanh nghiệp. Chúng tôi sẽ chia sẻ thêm về những lý do mà bạn nên làm tốt công việc này. Góp phần nâng cao sự đảm bảo cho chất lượng hàng trong kho, cụ thể như sau:

• Việc kiểm kê hàng hóa lưu trữ sẽ giúp doanh nghiệp kịp thời phát hiện được những hàng hóa hết hạn hay giảm giá trị sử dụng
• Biết được lượng hàng tồn có vượt quá định mức cho phép và đưa ra các phương án giải quyết kịp thời.

• Kiểm kê hàng tồn kho cũng giúp doanh nghiệp giải phóng được lượng hàng trong kho đúng lúc. (điều này giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng hàng hư hỏng, lỗi mốt,…)
• Vốn lưu động được sử dụng hiệu quả. Sử dụng nhiều hơn cho các hoạt động trong doanh nghiệp mà không dồn quá nhiều vào việc lưu trữ kho hàng.
• Kịp thời phát hiện sự chênh lệch hàng hóa trên thực tế và sổ sách để điều tra, tránh tổn thất nặng nề.

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp

Sau đây, chúng tôi sẽ chia sẻ chi tiết về quy trình các bước kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả và chính xác.

Chuẩn bị trước kiểm kê hàng tồn kho

Những việc bạn cần chuẩn bị trước khi diễn ra hoạt động kiểm kê hàng tồn:

• Cần thông báo công việc cho các bộ phận liên quan để có sự chuẩn bị tốt nhất trong việc kiểm kê hàng. Nếu cần thiết, trong quá trình kiểm kê hàng có thể thông báo với nhà cung cấp, đối tác để hạn chế sự phiền hà
• Có phân công cụ thể cho từng bộ phận tham gia kiểm kê kho hàng (trong đó có thể là người quản lý, kế toán, thủ kho,…)
• Lập kế hoạch kiểm hàng theo từng khu vực.

Ngoài ra, trước khi tiến hành kiểm kê hàng trong kho thì nhân viên cần soát lại. Các hàng tồn kho gần đây để nhanh chóng thanh lý. Điều này sẽ giúp quá trình kiểm kê hàng diễn ra nhẹ nhàng và nhanh chóng hơn.

Các bước thực hiện kiểm kê hàng tồn kho doanh nghiệp

Mời các bạn cùng tham khảo 7 bước sau đây để nắm rõ về quy trình kiểm kê việc lưu trữ hàng hóa trong kho.

Bước 1: Lấy phần mềm quản lý kho và các báo cáo về hàng tồn kho làm căn cứ. Để lập ra được bảng kê tồn kho đầy đủ nhất. Cần sắp xếp thứ tự theo từng khu vực đã lên kế hoạch trước. Mẫu kiểm kê hàng hóa sẽ bao gồm. Cột tên hàng, số lượng hàng trên thực tế và số lượng hàng trên báo cáo, ghi chú cần thiết khác,…

Bước 2: Tiến hành kiểm kê hàng lưu trữ kho hàng và ghi chép lại vào mẫu đã chuẩn bị. Tốt nhất thì việc này nên có 2 người thực hiện. Để có thể chiếu đảm bảo độ chính xác nhất.

Bước 3: Sau khi kiểm kê xong, đối chiếu 2 bản kiểm kê của 2 người nếu có chênh lệch cần tiếp tục kiểm soát lại thêm một lần nữa để đưa ra được kết quả chính xác nhất.

Bước 4: Khi đã có số liệu cuối cùng và chính xác nhất thì đối chiếu tiếp với bảng báo cáo trên sổ sách. Nếu có sự chênh lệch. Người chịu trách nhiệm cần có giải trình chi tiết cụ thể nhất.

Bước 5: Sau khi có giải trình từ người chịu trách nhiệm. Kế toán cần điều chỉnh lại sự chênh lệch theo đúng số liệu trên thực tế vừa mới kiểm kê xong.

Bước 6: Hoàn tất biên bản kiểm kê hàng tồn kho và yêu cầu các bên có liên quan ký xác nhận để có đối chứng đầy đủ.

Bước 7: Ngoài ra, nếu có sự chênh lệch thì giám đốc hoặc chủ doanh nghiệp cần tìm ra nguyên nhân. Thường sẽ xảy ra trong 2 trường hợp:

• Sự chênh lệch hàng thực tế nhiều hơn so với báo cáo: Điều này có thể do nhầm lẫn từ lúc khi số liệu báo cáo. Hoặc quên không nhập số liệu hàng mới nhập vào
• Sự chênh lệch hàng thực tế ít hơn so với báo cáo: Trường hợp này cần được quan tâm hơn. Bởi nó thể do nhân viên. Quên quét mã vạch hoặc có sự gian lận dẫn đến hàng hóa bị hao hụt.

Một số mẹo giúp việc kiểm kê hàng tồn kho nhanh chóng hơn

• Doanh nghiệp cần tiến hành kiểm kê hàng tồn lưu kho thường xuyên
• Sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học, vị trí phân bổ rõ ràng
• Nhân viên trong doanh nghiệp cần làm việc khoa học, đặc biệt trong khâu lưu trữ hàng hóa
• Không mất thời gian cho việc kiểm kê, báo cáo quản lý. Bạn có thể thuê dịch vụ chuyển lưu trữ hàng hóa và chịu trách nhiệm hàng hóa đó. (Phương pháp này được khá nhiều doanh nghiệp áp dụng bởi nó vừa tiết kiệm chi phí và thời gian đặc biệt là đem lại hiệu quả cao.

Mong rằng những thông tin mà chúng tôi vừa chia sẻ không làm các bạn thất vọng. Nhất là cung cấp cho bạn thông tin về quy trình kiểm kê hàng tồn kho đúng quy định. Chúc cho doanh nghiệp của bạn ngày một phát triển và hoạt động hiệu quả hơn.