Quản lý kho bằng excel có phải là cách tốt nhất không?

Từ rất lâu, việc quản lý kho bằng excel đã rất phổ biến nhằm mục quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp.  Thông tin cần quản lý thể hiện ở các cột, hàng trong bảng tính. Giúp người quản lý có thể nắm được chi tiết tình trạng hàng hóa trong kho. Nhưng đây có phải là cách tốt nhất, hiệu quả nhất không? Mời bạn cùng khám phá ngay sau đây.

Mẫu file quản lý kho bằng excel cho doanh nghiệp

Dưới đấy là 1 số hình ảnh mẫu file quản lý kho excel để bạn tham khảo đã được dựng sẵn. Bạn có thể thay đổi một số thông tin để phù hợp với ngành hàng của doanh nghiệp.

file quản lý kho
Hình ảnh file excel nhập hàng
file quản lý kho
Hình ảnh file excel xuất nhập tồn của hàng hóa
file quản lý kho
Hình ảnh file excel xuất của hàng hóa

Đó là một số hình ảnh mẫu file quản lý kho excel đơn giản, miễn phí mà bạn có thể tham khảo. Mỗi mẫu file sẽ phù hợp với từng ngành hàng của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi theo nhu cầu.

Có nên quản lý kho bằng file excel không?

Chúng ta cùng đi tìm hiểu chi tiết về ưu điểm và nhược điểm khi quản lý kho bằng excel.

Ưu điểm khi sử dụng file excel để quản lý kho

  • Miễn phí: Doanh nghiệp của bạn sẽ không mất khoảng chi phí cho việc tải xuống.
  • Tiện lợi: Bạn hoàn toàn có thể làm nhiều báo cáo để phục vụ cho việc quản lý. Hoặc tạo nhiều báo cáo cùng 1 thời điểm
  • Tùy chỉnh đơn giản: Bạn có thể thay đổi trực tiếp trên trang tính mà bạn muốn.
  • Chia sẻ nhanh chóng: Bạn có thể tải tài liệu lên Google Docs và Dropbox. Sau đó chia sẻ đến người bạn muốn chia sẻ. Từ đó mọi người có thể truy cập được vào bảng tính của bạn bất cứ lúc nào.
Quản lý kho bằng excel
Quản lý kho bằng file excel có ưu điểm, nhược điểm

Nhược điểm khi dùng file excel để quản lý kho

Dễ xảy ra sai sót: Mặc dù nó tiện nhưng cũng vẫn có khả năng nhầm lẫn báo cáo số liệu bởi các hàm tình của file excel khá phức tạp.

  • Không dùng được nhiều: quản lý kho bằng excel chỉ thích hợp cho những doanh nghiệp nhỏ, lượng hàng hóa không nhiều
  • Không tiện sử dụng: Bởi đây là file offline nên chỉ có thể dùng khi truy cập vào máy tính của bạn. Nếu không vào máy thì không xem được, tính linh hoạt trong công việc không cao.
  • Mất nhiều thời gian: Bạn cần làm thủ công các việc tạo bảng, tạo công thức và nhập dữ liệu.

Theo thông tin và đánh giá từ nhiều doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ. Quản lý hàng hóa bằng file excel sẽ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ. Còn doanh nghiệp của bạn đang trong quá trình phát triển mạnh. Từ đó, lượng hàng nhiều thì nên chuyển sang phần mềm để quản lý hàng hiệu quả hơn.

Lý do mà bạn nên chuyển từ file excel sang phần mềm quản lý kho

Trong thời gian trở lại đây, có khá nhiều doanh nghiệp đã và đang chuyển đổi sang sử dụng phần mềm để quản lý thay bằng quản lý kho bằng excel. Điều này cho thấy, file excel đã dần được ít người sử dụng bởi những yếu tố như.

Quản lý kho bằng excel
Quản lý kho bằng file excel bị hạn chế với doanh nghiệp lớn

File excel nhập xuất thủ công

Khi làm việc với file excel yêu cầu người dùng phải nhập dữ liệu thủ công, điều này rất mất thời gian. Với một doanh nghiệp nhỏ thì việc này có thể nhẹ nhàng. Nhưng với doanh nghiệp lớn và nhiều hàng hóa thì đây không còn là cách hiệu quả nữa. Công việc này cần có sự tự động hóa để tránh sự nhầm lẫn và sai sót trong khi nhập dữ liệu.

File excel  không có tính tích hợp

Khi quản lý kho bằng file excel, bảng tính không được tích hợp chia sẻ nội dung cho các bộ phận khác. Nếu muốn chia sẻ bạn phải sao chép và dán. Mà chắc chắn trong quá trình sao chép không đủ sẽ dẫn đến số liệu sai và các công thức cũng bị phá vỡ. Ảnh hưởng cực lớn đến kết quả báo cáo.

File excel dễ bị lỗi khi nhập dữ liệu vào

Bởi được thực hiện thủ công lên việc xảy ra lỗi là điều không thể tránh khỏi. Ở bảng tính excel không không tích hợp hệ thống cảnh báo sai lỗi khi người dùng quên không điền, điền nhầm hoặc điền sai.

Tóm lại, nếu doanh nghiệp của bạn đang phát triển lớn mạnh với số lượng hàng hóa nhiều thì việc quản lý kho bằng excel không còn hiệu quả. Thay vào đó, bạn hãy liên hệ và sử dụng phần mềm quản lý kho để công việc được hiệu quả hơn. Nếu bạn còn thắc mắc hãy liên hệ với chúng tôi quantrivanhanh.com sẽ hỗ trợ tư vấn cho bạn.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

DMCA.com Protection Status