Lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý kho hàng bằng Excel

Ngày nay, những doanh nghiệp phát triển sẽ có xu hướng sử dụng các phần mềm quản lý kho hàng. Một quyết định đúng đắn bởi nó mang lại vô số lợi ích cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, khi sử dụng người dùng cũng nên lưu ý một số điều sau đây để phần mềm được sử dụng hiệu quả nhất.

Lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa bằng Excel

Để tối ưu những công dụng và tính năng của phần mềm quản lý kho hàng. Mọi doanh nghiệp cần lưu ý một số điều sau.

Nắm rõ kiến thức cơ bản về excel

Việc nắm rõ kiến thức cơ bản về excel là điều vô cùng quan trọng của mọi người, đặc biệt đối với nhà quản lý. Khi nắm được những điều cơ bản thì người quản lý dễ dàng tính toán hoặc tìm và khắc phục những lỗi cơ bản thường gặp.

Muốn lựa chọn phần mềm quản lý kho hàng phù hợp chắc chắn bạn cần có kiến thức về excel. Bởi các hàm trong phần mềm excel khá phức tạp cần sử dụng đến nhiều kiến thức. Nếu không nắm được kiến thức cơ bản, người quản lý hàng hóa trong kho rất dễ để xảy ra sai sót.

Gợi ý một số thao tác cơ bản mà người quản lý cần nắm được:

• Các thao tác về dữ liệu hàng hóa
• Các thao tác về định dạng
• Thao tác về thiết kế bảng tin
• Thao tác khi sử lý các tập tin
• Và các hàm: IF, AVERAGE, SUMIF, COUNIF,…

Lựa chọn giao diện excel phù hợp

Sau khi nắm được kiến thức cơ bản về excel thì việc lựa chọn giao diện phần mềm quản lý kho hàng phù hợp sẽ dễ dàng hơn. Việc lựa chọn một phần mềm có giao diện phù hợp với ngành kinh doanh của doanh nghiệp sẽ giúp quản lý dễ hơn.

Thực tế, mỗi doanh nghiệp sẽ có loại hình kinh doanh và phương pháp tổ chức kinh doanh khác nhau. Excel hiện là phương pháp quản lý khá phổ biến, nhưng bạn cũng nên cân nhắc trước khi lựa chọn. Điều cần thiết, bạn nên tạo cho mình một file excel phù hợp với loại hình mà doanh nghiệp đang kinh doanh. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp quản lý dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Một số lưu ý khác

• Chúng tôi sẽ chia sẻ thêm về một vài lưu ý quan trọng khác bạn nên bỏ túi ngay:
• Cần cẩn thận, tỉ mỉ trong quá trình nhập dữ liệu vào file excel, tránh xảy ra nhầm lẫn, sai sót
• Bạn nên sử dụng tính năng bảo mật an toàn để tránh tình trạng bị kẻ xấu làm thay đổi hoặc xóa các dữ liệu quan trọng
• Điều chỉnh kích thước của các cột, các hàng sao cho phù để thuận tiện cho việc quản lý cũng như nhập dữ liệu hàng hóa trong kho.

Đặc biệt, nắm được các hàm cơ bản và lỗi sai để tránh làm chậm tính toán trong quá trình quản lý kho. Các lỗi thường gặp là:

• Lỗi về số: #NUM
• Lỗi về dữ liệu rỗng: #NULL
• Lỗi chia 0: #DIV/0!
• Lỗi về hiển thị: ####
• Lỗi trong sai ký tự: #NAME
• Lỗi khi sai giá trị: #VALUE
• Lỗi không tìm thấy dữ liệu: #N/A
• Lỗi không thể tham chiếu: #REF

Chúng tôi vừa chia sẻ thêm về những điều cần quan tâm khi sử dụng phần mềm quản lý kho hàng. Ngoài ra, doanh nghiệp của bạn muốn quan tâm và sử dụng các sản phẩm hỗ trợ quản lý hàng hóa trong kho hiệu quả. Hãy liên hệ cho chúng tôi quantrivanhanh.com sẽ tư vấn và hỗ trợ bạn.