Khai báo,import danh mục từ Excel vào phần mềm quản lý nội bộ PNERP

Khai báo hệ thống danh mục là một trong các công việc chuyển hệ thống các danh mục mà doanh nghiệp đang có trên phần mềm như: danh mục sản phẩm, hàng hóa dịch vụ, danh mục nhân viên, danh mục kho, danh mục khách hàng, danh mục người bạn.

Khi khai báo danh mục người dùng có thể khai báo trực tiếp trên danh mục, khai báo tại màn hình nhập liệu phát sinh nghiệp vụ hoặc khai báo theo mẫu file Excel sau đó thực hiện import tự động vào phần mềm, thông thường với các công ty đã vận hành đã có số lượng lớn mã sản phẩm, dịch vụ nhiều đối tượng cần khai báo quantrivanhanh.com khuyên người dùng nên tiến hành sử dụng theo cách khai báo lên Excel để thực hiện import lên phần mềm cho nhanh chóng, tiết kiếm thời gian nhập liệu.

Hướng dẫn xóa trắng dữ liệu đã tồn tại trên phần mềm quản lý nội bộ

Khi tạo mới CSDL (cơ sở dữ liệu) ngầm định sẽ chứa một số chứng từ ban đầu để người dùng làm quen với việc nhập liệu trong quá trình dùng thử cho thuận tiện, tuy nhiên khi sử dụng thực tế người dùng cần xóa bỏ các dữ liệu mẫu này các bước xóa dữ liệu sẽ được thực hiện như sau:

– Xóa dữ liệu phát sinh: vào menu Thiết lập -> Chọn Xóa dữ liệu phát sinh (xóa tất cả các nghiệp vụ phát sinh tồn tại trên phần mềm) -> tại bước này phần mềm sẽ yêu cầu nhập mật khẩu xác thực, mật khẩu này được bàn giao cho người quản trị (admin) vì đây là tác vụ quan trọng việc xóa sẽ làm mất toàn bộ dữ liệu đã nhập liệu lên phần mềm

– Xóa dữ liệu tại các danh mục: người dùng lựa chọn các danh mục cần xóa -> Tích chọn nhiều đối tượng -> Chọn tất cả đối tượng -> xóa

Người dùng thực hiện tuần tự để xóa hết dữ liệu danh mục cần xóa

Lưu ý: khi dữ liệu danh mục nếu đã tồn tại trên bảng nhập liệu phát sinh thì phần mềm sẽ không cho phép người dùng xóa danh mục này vì vậy, người sử dụng cần tiến hành xóa dữ liệu phát sinh trên phần mềm sau đó mới có thể xóa các danh mục

Danh mục loại sản phẩm

Đới với các sản phẩm dịch vụ được chia làm các chủng loại như sau:

+ Hàng hóa: thường được định nghĩa nhằm mục đính mua về để bán tức không thay đổi trạng thái giá trị khi chuyển từ lúc mua tới lúc bán

+ Dịch vụ: đây là các dịch vụ là các sản phẩm thường sẽ không theo dõi tồn kho, thường ở trạng thái vô hình, chuyển giao ví dụ dịch vụ sửa chữa, dịch vụ đào tạo, phần mềm,…

+ Vật Liệu: đây là các sản phẩm được doanh nghiệp mua về để tham gia vào quá trình sản xuất, vật tư này sẽ được biến đổi là 1 thành phần để cấu tạo lên sản phẩm, ví dụ: người dùng nhập mua hạt nhưa, hóa chất,… để sản xuất bao bì, ca nhựa, cốc nhựa,.. thì các hạt nhựa này sẽ không được bán trực tiếp cho khách hàng mà sẽ được thực hiện trong khâu xuất kho sản xuất -> để tạo ra các sản phẩm để bán cho khách hàng

+ Thành phẩm: đây là sản phẩm được tạo thành tư vật liệu, trải qua quá trình sản xuất, lắp ráp để tạo ra sản phẩm đưa đến tay người tiêu dùng

Hướng dẫn khai báo danh mục sản phẩm, dịch vụ, vật tư để import lên phần mềm

các bước tiến hành khai báo theo mẫu file Excel:

+ CODE: các bạn nhập mã sản phẩm theo cấu trúc hàng hóa bắt đầu là HH00001, thành phẩm TP00001, Vật liệu VL000001, Dịch vụ DV000001, mà này bạn nên áp dụng theo quy tắc để tăng dần mã tiện cho phát sinh về sau sẽ tự nhảy mã tự động. Có nhiều bạn muốn khai báo search tìm tuy nhiên không cần thiết vì phần mềm hỗ trợ search tìm rất thông minh, tìm theo bất kì trường thông tin nào của sản phẩm, còn nếu mã người dùng quy ước có thể đưa vào trường mã phụ để theo dõi thêm

+ TEN: nhập tên sản phẩm, tên sản phẩm này không lên đặt quá dài nên ngắn gọn, chính xác, đủ ý

+ DVI: đây là đơn vị vị tính, tại cột này người dùng nên khái báo đơn vị cơ sở (thường là đơn vị nhỏ nhất) để khai báo theo dõi tồn kho, làm căn cứ để làm căn cứ thiết lập khi tiến hành theo dõi đa đơn vị tính sẽ dựa theo đơn vị cơ sở này để xây dựng các đơn vị quy đổi khác

+ LOAI: mã loại sản phẩm, cột này người dùng dựa theo mã định nghĩa danh mục loại sản phẩm để nhập mã loại, không được tạo mã loại sản phẩm không có bên bảng danh mục loại sản phẩm sẽ gây ra lỗi trong quá trình import vì không tìm thấy mã loại sản phẩm này

+ TD_TONKHO: trạng thái theo dõi tồn kho 1 là theo dõi tồn kho, 0 là không theo dõi tồn kho thông thường sẽ nhập là 1 chỉ nhập là 0 sử dụng cho các sản phẩm như dịch vụ, phần mềm

Năm trường tiêu thức trên trên sheet DMSP là các trường thông tin người dùng bắt buộc cần tiến hành khai báo lên phần mềm, các trường thông tin khác người dùng có thể khai báo hoặc không nhưng có 1 số trường thiết lập khai báo doanh thu, chi phí người dùng nên tiến hành khai báo để tránh việc phải định nghĩa doanh thu, chi phí trong quá trình phát sinh như xuất bán hàng

+ MA_PHU: mã phụ

+ GHI_CHU: Ghi chú

+ MA_KMCP: mã khoản mục chi phí ngầm định với các sản phẩm khi bán hàng ghi nhận là CP_GVSP (chi phí giá vốn sản phẩm), sản phẩm là dịch vụ thông thường sẽ không xác định rõ yếu tố chi phí dịch vụ liên quan -> thường bỏ trống sẽ ghi nhận sau

+ MA_KMDT: mã khoản mục doanh thu ngầm định ghi nhận doanh thu với các sản phẩm khi xuất bán DT_SPVT (doanh thu bán sản phẩm vật tư), sản phẩm là dịch vụ khai báo DT_DV (doanh thu dịch vụ)

+ GIA_NHAP: giá nhập ngầm định gợi ý

+ GIA_XUAT: giá xuất ngầm định gợi ý

Khai báo danh mục nhân viên

+ MA_NV: mã nhân viên

+ HO_TEN: họ tên nhân viên

+ CHUC_VU: chức vụ

+ BO_PHAN: bộ phận làm việc nhân viên

+ EMAIL: địa chỉ email liên hệ

+ TEL: thông tin số điện thoại liên hệ

Khai báo danh mục kho

+ CODE: khai báo mã kho

+ TEN: nhập tên kho

+ CODE_DMNV: mã nhân viên, mã nhân viên này cần được lấy bên bảng danh mục nhân viên, không được chọn các mã nhân viên chưa tồn tại, khi khai báo nếu khai báo sai sẽ gây lỗi khi lựa chọn mã nhân viên thủ kho

+ TEN_DMNV: tên nhân viên thủ kho phụ trách

+ DIA_CHI: địa chỉ chính xác của kho

+ TT_HD: trạng thái hoạt động ngầm định bạn để là 0

Khai báo danh mục khách hàng, danh mục người bán

đây là 2 danh mục có cấu trúc khá tương đồng nên mình sẽ gộp trong 1 mục hướng dẫn

+ MA_NB/MA_KH: mã người bán hoặc mã khách hàng nên lấy theo ngầm định, NB00001/KH00001 do phần mềm hỗ trợ tìm kiếm thông minh nhanh chóng nên bạn nên sử dụng theo mã ngầm định, trường hợp cần thiết bạn có thể khai báo thêm mã phụ để tìm kiếm
+ TEN: nhập ngắn gọn đầy đủ các thông tin tên công ty

+ MS_THUE: Mã số thuế

+ DIEN_THOAI: điện thoại

+ EMAIL: Email

+ DIA_CHI: địa chỉ đơn vị của người bán, khách hàng

Khai báo danh mục quỹ

Danh mục quỹ nhằm mục đích theo dõi loại tài sản là tiền có trong doanh nghiệp các bạn, thường phân loại tiền mặt thường bắt đầu tiết đầu ngữ là 111, tiền gửi ngân hàng 112 đây chỉ là quy ước cho việc đặt mã, tuy nhiên chúng ta tùy theo nhu cầu phân chia có thể tiến hành thêm nhiều mã 111GD (tiền mặt giám đốc) 111PGD (tiền mặt phó giám đốc) 111TQUY (Tiền mặt thủ quỹ) 112VCB (tiền gửi VCB),…

+ CODE: mã tài khoản quỹ

+ TEN: tên tài khoản quỹ

+ MA_NV: mã nhân viên quản lý tài khoản quỹ này bạn cần lựa chọn mã nhân viên theo mã đã tồn tại trên danh mục nhân viên

+ GHI_CHU: ghi chú

+ THU_TU: thứ tự

Sau khi khai báo xong người sử dụng tiến hành import lên phần mềm bằng cách vào menu Dữ liệu/ Import từ file Excel -> Chọn loại danh mục cần import -> Chọn nguồn dữ liệu cần import (chọn đúng tên sheet theo file mẫu), thực hiện tuần tự việc import vào phần mềm

Trên đây quantrivanhanh.com đã hướng dẫn các bạn quy trình chi tiết các bước khai báo hệ thống danh mục kèm theo video hướng dẫn, trong qua trình vận hành nếu bạn có thắc mắc vui lòng để lại comment, chat hoặc liện hệ trực tiếp theo hotline để được tư vấn hướng dẫn