Hướng dẫn cách quản lý kho hiệu quả bằng excel bạn cần biết

Ngày nay, việc quản lý kho hàng bằng excel đang được khá nhiều doanh nghiệp áp dụng. Tuy nhiên, với nhiều doanh nghiệp mới thành lập thì việc này vẫn còn khá xa lạ. Hiểu được tâm lý của các doanh nghiệp, hôm nay chúng tôi sẽ chia sẻ chi tiết về cách quản lý kho hiệu quả bằng excel. Cùng theo dõi bài viết sau đây bạn nhé.

Tham khảo cách quản lý kho hiệu quả bằng excel chi tiết

Là một doanh nghiệp mới thành lập, có lẽ bạn đang thắc mắc cách quản lý kho hiệu quả bằng excel. Xem chi tiết quy trình quản lý kho bằng excel sau đây.

Tạo file quản lý kho bằng excel

Bước 1: Mở excel và tạo một file mới

Bước 2: Đặt tên cho các sheet: Tổng hợp, nhập kho, xuất kho, danh mục, báo cáo

Bước 3: Tiến hành nhập dữ liệu sẵn có vào từng sheet.

Cụ thể, nếu doanh nghiệp cần tạo file xuất, nhập kho thì bạn có thể tham khảo cách sau:

Tạo sheet đặt tên Nhập kho

Ở sheet nhập hàng bạn cần điền các thông tin như: Ngày, tháng nhập hàng, Mã hàng, Tên hàng, Đơn vị tính, Số lượng hàng nhập, Đơn giá, Thành tiền, Nhà cung cấp hàng hóa.

Tạo sheet đặt tên Xuất kho

Ở sheet xuất kho bạn cần điền các thông tin như: Ngày, tháng xuất kho, Mã hàng, Tên hàng, Đơn vị tính, Số lượng hàng nhập, Đơn giá, Doanh thu, Giá vốn, Khách hàng.

Ngoài ra, trong sheet nhập và xuất nếu có bạn có thể thêm một số cột số chứng từ, số điện thoại, mã nhà cung cấp, địa chỉ cung cấp và những ghi chú cần thiết khác.

Ở sheet đặt tên Danh mục

Tại sheet này, các thông tin về hàng hóa, mã hàng, tên hàng hóa,… đều được lưu tại đây. Các thông tin khi nhập hàng hoặc xuất hàng bạn chỉ cần nhập mã hàng vào đây là tự động các thông tin còn lại sẽ tự động hiển thị.

Ví dụ: mã hàng hóa là HDK thì đơn giá của mặt hàng này sẽ được lấy từ danh mục chính xác để bạn có thể xem được ngay. Việc này sẽ giúp bạn không tốn thời gian cho việc nhớ nhiều thông tin về mặt hàng hóa đó. 

Ở sheet đặt tên Báo cáo

Trong cách quản lý bằng file excel thì thường sẽ chỉ cần tới báo cáo bán hàng, nhập hàng, xuất hàng và tồn hàng.

Trong cáo bán hàng, bạn cần có thông tin về: Tên hàng, Số lượng bán, Doanh thu. Còn nếu báo cáo xuất nhập tồn thì cần có thông tin về: Tên hàng, Tồn đầu, nhập, xuất, tồn cuối.

Cách quản lý kho hiệu quả bằng excel bằng công thức

Áp dụng công thức để tính toán về số lượng hàng tồn và giá trị hàng tồn kho. Có khá nhiều người nghĩ phải học giỏi excel thì mới làm được quản lý kho hàng. Thực ra không hẳn là như thế, bạn chỉ cần hiểu một số hàm excel phổ biến là có thể làm tốt công việc này rồi.

Trong đó, để hoàn thành công việc chính xác và đơn giản thì bạn cần biết rõ về 3 hàm sau:

• Hàm Vlookup: Hàm này tìm kiếm theo cột

Nghĩa là, khi nhập và xuất hàng thì bạn chỉ cần nhập thông tin về mã hàng. Bởi khi dùng hàm Vlookup để tìm kiếm trong danh mục hàng hóa thì các thông tin liên quan về mã hàng đó sẽ tự động hiển thị lên. Đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác, nhất quán và tiết kiệm thời gian

• Hàm Sumif (s): Hàm này dùng để tính tổng có điều kiện

Hàm này dùng để tính tổng số lượng hàng, thành tiền nhập và xuất theo điều kiện đối với từng mã. Từ đó, giúp bạn đưa ra được con số tồn cuối kỳ.

• Hàm Iferror: Hàm này bạn có thể dùng hoặc không

Bởi khi dùng hàm Vlookup thì ta áp dụng cho nhiều dòng để khi điền mã hàng thì thông tin giá sẽ tự hiển thị lên. Nếu dùng Vlookup ở dòng chưa có thông tin hàng thì sẽ trả về #N/A. Dùng Iferror để bẫy lỗi #N/A giúp cho việc bán hàng, quản lý nhập xuất tồn kho được chuyên nghiệp hơn.

Lưu ý: Đối với các mặt hàng thực phẩm tốn chi phí bảo quản thì nên cho thêm cột chi phí bảo quản. Còn lại, bạn cần nhớ một số công thức cho những loại hàng hóa thông thường.

Ví dụ:

Số lượng hàng tồn = Số lượng hàng nhập – Số lượng hàng bán

Giá trị hàng tồn = Số lượng hàng tồn x Giá bán.

Đó là cách quản lý kho hiệu quả bằng excel, thường được dùng trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, bạn cũng nên sử dụng một phần mềm quản lý để việc quản lý hàng hóa trong kho được dễ dàng và chuyên nghiệp hơn.

Quản lý kho hiệu quả hơn khi sử dụng phần mềm quản lý kho PNKHO

Phần mềm quản lý kho PNKHO ra đời nhằm giải quyết những khó khăn trong việc quản lý kho hàng của các doanh nghiệp. Hiện đây là phần mềm được nhiều doanh nghiệp áp dụng.

Sở hữu những tính năng đặc biệt như:

• Kiểm soát tốt lượng hàng hóa trong kho bị hư, giảm giá trị
• Kiểm kho chính xác, nhanh chóng, hỗ trợ dùng máy quét mã vạch cho hàng hóa
• Kiểm kho theo sản phẩm
• Theo dõi hạn sử dụng của sản phẩm
• Theo dõi lịch sử xóa phiếu nhập kho
• Phiếu yêu cầu xuất kho, nhập kho, chuyển kho
• Sắp xếp vị trí hàng hóa trong kho,…

Mọi doanh nghiệp nên biết cách quản lý kho hiệu quả bằng excel. Đồng thời việc quản lý kho bằng phần mềm cũng dần được nhiều doanh nghiệp sử dụng hơn. Ngoài ra, bạn có thể tìm hiểu thêm các thông tin về lĩnh vực quản lý kho bằng việc truy cập website quantrivanhanh.com.